Egy állásra való jelentkezés közben nem csak az önéletrajz, a teljes jelentkezési folyamat nagy jelentőséggel bír a munkáltató szempontjából. Az önéletrajz mellett, annak elküldési módja és kísérőlevele is sokat elárul a pályázó személyiségéről és hozzáállásáról. Egy igényesen megfogalmazott, üdvözléssel nyitó és elköszönéssel záró e-mail rögtön szimpatikussá tesz egy embert és már az önéletrajz elolvasása előtt plusz esélyekhez juttatja. Éppen ezért, érdemes rászánni azt a 15 percet arra, hogy írjunk néhány sort az önéletrajzunk mellé.
Olvassuk el figyelmesen a hirdetést:
Evidensnek tűnhet, de nagyon sok jelentkezés csúszik el a figyelmetlenség következtében, ezért mindig ellenőrizzük, hogy a hirdető milyen jelentkezési módot vár el és aszerint járjunk el. 3 féle jelentkezési formátum szokott előfordulni; személyesen a cég székhelyén, email-en át önéletrajzzal és telefonon keresztül.
Az sem ritka, hogy az írásos jelentkezés esetében kérnek további dokumentumokat is az önéletrajzon túl, például próbamunkát, portfóliót vagy motivációs levelet. Ebben az esetben ne felejtsük el az összes szükséges anyagot elkészíteni és mellékelni az üzenethez.
Írjunk tárgyat:
A levél tárgy mezőjének kitöltése triviális apróságnak tűnhet, mégse hagyjuk üresen. A mi érdekünk is, hogy a munkaadó elolvasás után is könnyen vissza tudja keresni a levelünket, ezért lényegretörően és pontosan töltsük ki. A megszokott formátum a pozíció megjelölése és a “jelentkezés” szó egyvelegéből áll össze Pl: Jelentkezés szövegírói állásra vagy Szövegíró állásra jelentkezés. A hirdetés akár kiterjedhet több városra, esetleg országos viszonylatra is, ilyenkor érdemes mögé írni még azt, hogy Pécs vagy Pécsen.
Szólítsuk meg a címzettet:
Amikor belépünk egy szobába, köszöntjük a jelenlévőket. Ez egy e-mail esetében sincs másképp, szóval ne feledkezzünk el a megszólításról. Ha ismerjük a hirdetést feladó személyét - ez kiderülhet akár a megadott e-mail címből is -, akkor elég csak egy “Tisztelt” szót biggyeszteni a neve elé, ám az álláshirdetések döntő többségében nem szokták feltüntetni, hogy kinek íródik a levelünk, így olyan kifejezéseket alkalmazhatunk, mint a “címzett”, “munkaadó”, “xy cég munkatárs”, “kapcsolattartó” vagy “hölgyem/uram”. Az üdvözlést minden esetben felkiáltójel zárja.
Szerkesszük meg a szöveget:
Az üdvözlést követően, elkezdhetjük megfogalmazni magát a levelet, mely jó ha tartalmazza, hogy hol, melyik oldalon vagy Pécsi újságban találtál rá a hirdetésükre, melyik pozícióra szeretnéd beadni a jelentkezésedet, esetleg, hogy miért lennél alkalmas az állásra. Fontos, hogy ezúttal nem motivációs levelet írunk, elég, ha szűkszavúan, 1-2 mondatban fogalmazzuk meg a szükséges információkat. Törekedjünk a hivatalos hangnemre írás közben. Ahogy az állásinterjún se tennénk, a levélben se bizalmaskodjunk. Annak dacára, hogy nem ismerjük a levél címzettjét, ezáltal az életkorát se tudjuk, az üzenetet magázó stílusban illik megírni.
Írjuk alá a levelet:
A hivatalos ügyben írt leveleket általában aláírással szokás lezárni, mely egy tiszteletteljes elköszönésből, a nevünkből, illetve a könnyebb elérhetőség érdekében, az e-mail címünkből és telefonszámunkból álljon.
Ne feledkezzünk meg a melléklet csatolásáról:
Gyakran kaphatunk olyan, az elsőt szinte rögtön követő levelet, melyben csak annyi áll: “Bocsánat, a melléklet lemaradt”. Egy állásra való jelentkezés közben ez az apró hiba is felértékelődik, ennek okán, a levél elküldése előtt szánjunk egy plusz percet még arra, hogy ellenőrizzük, minden kért dokumentum csatolva van.
Körültekintően telefonáljunk:
Amennyiben telefonon várják a kapcsolatfelvételt, ügyeljünk az időzítésre és tartsuk be az általános illemszabályokat. Ha megadják, csakis kizárólag az előírt idősávban telefonáljunk és akkor se zaklassuk az illető, ha véletlenül nem érjük el az első próbálkozásnál. Foglalt vonal vagy szétkapcsolás esetén naponta maximum kétszer próbálkozzunk, a következő hívást már csak másnap kíséreljük meg. Olyan is előfordulhat, hogy bármiféle plusz instrukció nélkül, csak egy telefonszámot adnak meg, viszont ilyenkor is körültekintően válasszuk meg a hívásunk időpontját. Ne telefonáljunk se túl korán, se túl későn, hétvégén vagy ebédidőben, hiszen ezekben az időszakokban mi sem szívesen foglalkoznánk a munkával. Érdemes hétköznap és az általános munkaidőben, reggel 8 órától délután 4-5 óráig intézni a munkával kapcsolatos hívásokat.
Sikeres kapcsolatteremtés után a beszélgetést mindig a bemutatkozással kezdjük, csak ezután térjünk rá a hívásunk okára. Mondjuk el, hogy hol találtunk rá a hirdetésükre és több pozíció esetén azt is határozzuk meg pontosan, hogy mire szeretnénk jelentkezni. Végig maradjunk tárgyilagosak és ne személyeskedjünk. Keressünk egy csendes, nyugodt helyet a telefonáláshoz, hogy a külső zajok ne zavarhassák a kommunikációt. A hívás végén köszönjük meg, hogy időt szánt ránk és az információkat, aztán zárjuk elköszönéssel a beszélgetést.
PecsAllas.hu / K.D.